7 Professionelle Email Dos und Don'ts, die Sie jetzt wissen sollten

Haben Sie endlich angefangen, an Ihrem Seitenhekel zu arbeiten oder den Sprung zu machen, um Ihr Leidenschaftsprojekt in eine Vollzeit zu verwandeln Job? Schön für dich! Hindernisse und Ängste zu überwinden, um ein Geschäft zu starten, ist eine große Sache, und Sie sollten ultra-stolz auf sich selbst sein. Jetzt, da Sie die Räder offiziell in Bewegung gesetzt haben, ist es an der Zeit, mit dem Aufbau Ihrer Marke zu beginnen - beginnend mit der täglichen Kommunikation für Ihr Unternehmen, wie die E-Mails, die Sie von Ihrer neuen geschäftlichen E-Mail-Adresse senden. Unabhängig davon, ob Sie für sich selbst oder für ein anderes Unternehmen arbeiten, ist E-Mail ein wichtiges Kommunikationsmittel. Halten Sie sich an diese sieben Gebote und Verbote, um Ihre Korrespondenz professionell und effektiv zu halten.

Bitte

1. Fügen Sie eine durchdachte Betreffzeile hinzu. Eine klare und prägnante Betreffzeile sollte alles widerspiegeln, was Sie in Ihre E-Mail geschrieben haben, um die Empfängerzeit zu sparen. Vermeiden Sie also leere Betreffzeilen oder etwas Unerklärliches, wie "FYI" oder "Circling back. "Ihre derzeitigen und potenziellen Kunden und Partner werden es bestimmt zu schätzen wissen.

2. Stellen Sie sich angemessen vor. Der internationale Business-Etikettexperte, Autor und Gründer von Access to Culture, Sharon Schweitzer, zeigt uns, wie wichtig es ist, ein gewisses kulturelles Verständnis zu haben, wenn Sie im Auftrag Ihres Unternehmens per E-Mail senden. "In direkten Kulturen wie den USA ist es für den Absender am besten, wenn er sich in den ersten Zeilen mit Vor- und Nachnamen und einigen Hintergrundinformationen vorstellt", erklärt sie. Sie sagt uns, dass dies besonders wichtig ist, wenn Sie sich jemandem vorstellen, der wissen möchte, wie Sie Ihre Kontaktinformationen erhalten haben. Wenn du jemandem schreibst, der in einem anderen Land lebt, wird es dir gut tun, um zu erfahren, wie die Leute dort kommunizieren, bevor sie senden.

3. Überprüfen Sie Ihre Anhänge. Haben Sie jemals eine E-Mail ohne Anhang oder, schlimmer noch, die falsche E-Mail gesendet? Gesicht Palme. Tun Sie sich einen Gefallen und überprüfen Sie Ihre Anhänge und Uploads, bevor Sie auf Senden klicken. Die zusätzliche Zeit auf Ihrer Seite ist es wert, Ihren Empfänger die Mühe der Suche nach einer Datei oder Verwirrung, die mit dem Erhalt der falschen Informationen kommt zu speichern.

4. Fühlen Sie sich frei, nachdenkliche Witze und Emoji einzuschließen. Es ist äußerst wichtig, Ihrer Persönlichkeit zu helfen, durch E-Mail zu glänzen, denn genau wie IRL ist Ihre Stimmung Teil der Erfahrung, die mit der Zusammenarbeit mit Ihnen einhergeht. Einige Witze und Emojis können jedoch bei einem Empfänger per E-Mail verloren gehen, insbesondere wenn es sich um lokale oder popkulturelle Referenzen handelt. Anstatt Witze oder Emoji ganz auszublenden, sollten Sie Ihren Empfänger und Ihre Arbeitsbeziehung sorgfältig berücksichtigen, bevor Sie sie in Ihre Nachricht aufnehmen. Haben Sie eine gute Beziehung zu Ihrem Kunden? Mach weiter und lass sie lächeln. Arbeiten mit einem trendigen Startup für Millennials?Ein gut platziertes Emoji wird dir zeigen, dass du es bekommst."

Don'ts

1. Warten Sie nicht länger als 24 Stunden, um zu antworten. Schweitzer sagt uns, dass eine Antwort innerhalb von 24 Stunden während der Arbeitswoche eine allgemeine Höflichkeit ist und dass jemand, der länger hängt, das Risiko eingeht, unhöflich zu erscheinen. Anstatt potenzielle Kunden oder Partner wegen etwas so albern wie langsame Reaktionszeit zu verlieren, planen Sie ein paar Mal jeden Tag, um zu Ihrem Posteingang zu neigen. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Schritt zu halten, versuchen Sie es mit einem Programm wie Streak, um Ihre Kontakte und Kommunikation zu organisieren oder auf Nachrichten derselben Art mit einer Vorlage zu antworten. Dies kann viel Zeit und Ärger sparen. Sie können auch einen virtuellen Assistenten einstellen, der Ihnen bei der Verwaltung Ihres E-Mail-Verkehrs hilft. Diese Person kann eine große Hilfe sein, indem sie Spam löscht, häufige Fragen beantwortet oder Nachrichten markiert und weiterleitet, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Was auch immer Sie tun, wissen Sie, dass es wichtig ist, mit Ihrem Posteingang Schritt zu halten, und dass Ihre Reaktionszeit Ihnen dabei helfen kann, sich abzuheben.

2. Schicke niemals etwas Negatives. Sie wissen wahrscheinlich, dass E-Mails nicht der Ort für offensichtliche Negativität oder grausame Kommentare sind, aber es ist erwähnenswert, dass Nachrichten auch keine schlechten Nachrichten liefern sollten. Schweitzer fügt hinzu: "Negative Wörter sind Flammen im Cyberspace, und eine E-Mail in Großbuchstaben fühlt sich wütend an. "Wenn Sie an einer schwierigen Stelle stecken bleiben, versuchen Sie, einen Telefonanruf zu planen, um ein Projektproblem oder eine Geschäftsangelegenheit zu besprechen. Wenn es nicht möglich ist, auf einen Anruf zu hopsen, tun Sie Ihr Bestes, um objektive Wörter zu verwenden und die Fakten zu benennen, ohne dass Emotionen in die Quere kommen.

3. Vergessen Sie nicht, Korrektur zu lesen. Rechtschreibprüfung ist großartig, aber Grammatik ist auch wichtig. Um zu vermeiden, dass Sie unprofessionell erscheinen, lesen Sie den Text Ihrer E-Mail erneut, um nach fehlenden Wörtern zu suchen, eine Rechtschreibprüfung auszuführen und ein intelligentes Werkzeug wie Grammarly zu verwenden, um andere Fehler wie missbrauchte Kontraktionen, Doppelwörter oder falsch gesetzte Modifikatoren zu erfassen. Du bist super schlau, also nix das Risiko, als irgendetwas anderes auszukommen.

Üben Sie irgendwelche anderen Gebote und Verbote für geschäftliche E-Mails? Sag uns, was sie auf Twitter @ sindFeminineClub.com.

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